• ¿Puedo consultar la fecha prevista de pago de una factura?

Actualmente es posible consultar la fecha prevista de pago únicamente para el Gobierno de la Rioja, es decir para las facturas cuyo CIF del receptor es S2633001I . Esta consulta puede realizarse desde la Consulta fecha prevista de pago.Este enlace se abrirá en una ventana nueva

  • ¿Qué tengo que hacer si detecto un error en una factura que ya ha sido emitida? ¿puedo modificarla para corregir el error?

Las facturas electrónicas no pueden ser modificadas una vez que han sido emitidas, pero sí cuando están en "Borrador" (Opción "Gestión de facturas-Entrada de facturas"). Esto es debido a que son firmadas electrónicamente y cualquier cambio posterior sería detectado como una manipulación de un documento firmado.

En su lugar, si el emisor detecta un error en una factura que ya ha sido emitida y enviada, lo primero que tiene que hacer es consultar con el receptor el estado de la factura (podría ya estar ordenándose el pago) con el fin de que la rechace. Por tanto, en el caso de que una factura tenga un error lo primero que hay que hacer es pedir al receptor que la rechace.

Una vez que ha sido rechazada, vaya a consultar la factura pulsando sobre la lupa en "Gestión de facturas-Gestión de facturas firmadas-Facturas a cobrar" y pulse sobre el botón "Crear rectificativa" que aparece al final de la página. Le aparecerá la factura en modo edición para que pueda ser emitida una factura nueva partiendo de los datos de la rectificada. Puede poner el número de factura que desee pero tenga en cuenta lo siguiente: 1) en ningún caso puede poner el mismo número de factura que la rectificada pues el sistema le indicaría que está emitiendo una factura duplicada 2) según la legislación actual las facturas rectificativas deberían tener una serie separada.

Una vez introducida la factura rectificativa, ésta aparece en la opción "Gestión de facturas-Entrada de facturas", es decir en el apartado donde están las facturas pendientes de emitir. A partir de aquí esta se emite de la forma normal e internamente lleva un dato que indica a qué factura rectifica. Las facturas rectificativas emitidas hacia la plataforma de facturación-e del Gobierno de La Rioja son del tipo "Completas", es decir, sustituyen completamente a las facturas rectificadas.

En otras palabras: una factura con estado "Rectificada" es una factura ANULADA por la emisión de otra factura (la rectificativa) que la sustituye.

Si necesitase realizar una modificación parcial (sin rechazar la factura original), puede hacer una factura con líneas de abono introduciendo un número negativo en el "número de unidades" de la línea de la factura (y manteniendo un valor positivo en el campo "Unidades por lote" (si no utiliza lotes, ponga un valor de 1 en el campo "Unidades por lote").Tenga en cuenta que en una línea de importe negativo si existiesen descuentos en línea tienen que ir con porcentaje de descuento negativo.

  • ¿Qué significan los estados de factura que aparecen en la plataforma?

La factura electrónica sigue una evolución de estados normal que es la siguiente (entre paréntesis se ponen los códigos de estado que aparecen al pulsar sobre el historial de la factura, icono H situado a la izquierda de la misma:

1) Pendiente de leer(15): es el estado que tiene cuando es emitida con fecha de emisión igual a la fecha actual o como mucho hasta 7 dias antes. En caso de que la fecha de emisión sea más antigua el estado será "Notificada". El estado Notificada NO significa que sea avisado el receptor de la misma sino que la plataforma avisa de que han pasado más de 7 días sin ser leída.

2) Descargada automáticamente (16) y Registrada en RCF (35): la factura pasa a el estado "Descargada automáticamente" cuando es descargada por el Gobierno de la Rioja. Durante este proceso de descarga la factura se registra en el registro de documentos de la entidad y en su registro de facturas contable, y se almacena en un repositorio documental para su custodia. Además se comprueba que el "código de facturación electrónica" sea válido y en caso contrario se rechaza la factura de manera automática. Si todo este proceso de registro y almacenamiento es correcto la factura pasa inmediatamente al estado "Registrada en RCF".

3) Leída (5): la factura cambia a este estado cuando es visualizada por el tramitador.

4) Aceptada (6): pasa a este estado cuando la factura está aceptada en contabilidad

5) Rechazada (7): si la factura no es aceptada pasa a este estado junto con un motivo de rechazo que puede consultarse pulsando en el icono H que aparece a su izquierda. Una factura puede ser rechazada automáticamente por problemas en el formato o porque faltan campos requeridos o bien rechazada por el gestor si no está de acuerdo con la misma.

6) Pagada(13): pasa a este estado cuando se ha ordenado el pago de la factura

7) Rectificada(14): una factura pasa a este estado cuando existe otra factura llamada "Rectificativa" que la sustituye. Es un error común pensar que una factura electrónica pasa a este estado después de ser modificada. NO es posible modificar una factura ya emitida (puesto que está firmada electrónicamente). Este estado únicamente refleja que existe otra que la sustituye. Una factura rectificada hay que equipararla a una factura ANULADA por la emisión de otra (la rectificativa). Para que la factura rectificativa pueda ser procesada es necesario que la factura a la que rectifica sea rechazada previamente por el receptor. Por tanto todas las facturas con el estado "Rectificada" deberían haber estado previamente en el estado "Rechazada".

  • Debo incluir la retención de IRPF, ¿dónde puedo hacerlo?

Puede incluirse la retención de IRPF a nivel de empresa o autónomo, accediendo a "Gestión de configuración-Empresa-Datos generales" y marcando la casilla "Empresa soporta retención IRPF" y rellenando el campo con el porcentaje correspondiente. A partir de ese momento todas las facturas NUEVAS incorporarán automáticamente la retención. Si hubiese facturas sin emitir no se les aplica retroactivamente y habría que darlas de alta de nuevo. También hay que tener en cuenta que si se realiza una nueva factura rectificativa de otra factura con un IRPF diferente al actual el sistema no cogerá el actual sino el IRPF original de la factura rectificada. En ese caso, si se quiere incorporar el nuevo IRPF no deberá hacerse una factura rectificativa sino una factura NUEVA realizada desde el principio.

  • No sé cómo dar de alta una factura ¿dónde puedo encontrar ayuda?

Puede ver el videotutorial de esta misma sección y consultar el manual del módulo web.

  • ¿Qué caracteres están permitidos en el identificador de una factura?

El identificador de la factura está compuesto de dos partes: la serie (que es opcional) y el número. Determinados caracteres situados en determinadas posiciones plantean problemas en la recepción de la factura. Concretamente deben evitarse los siguientes:

    • No se permite que la serie o el número de factura comience por el carácter barra baja "_" . Si la serie o el número de factura comienza por _ entonces se producirá un error y la factura no podrá ser recepcionada.
    • No es conveniente que la serie o el número comiencen o terminen por espacios en blanco puesto que en ese caso serán eliminados. Esto puede producir también problemas en la recepción de la factura.
    • No se permiten caracteres especiales en el identificador de la factura (serie o número) salvo los siguientes: ' ' espacio, '_' barra baja, '-' guión, '.' punto, '/' barra, '\' barra invertida, teniendo en cuenta las condiciones anteriores sobre los caracteres permitidos al comienzo de la serie o el número.

No hay problema en utilizar esos caracteres si no están al principio o al final de la serie o el número de factura.

  • ¿Pueden adjuntarse documentos a una factura?

La plataforma permite adjuntar documentos a una factura antes y después de emitirse. Sin embargo, sólo deberá hacerlo ANTES DE EMITIRSE, es decir, cuando la factura se encuentre en Gestión de facturas-Entrada). De esta forma se garantiza que esos adjuntos llegan al ser importados por el organismo receptor. Para hacerlo, la opción de "adjuntar archivo" aparece una vez se ha dado de alta la factura, por tanto una vez dada de alta (en Gestión de facturas-entrada) se puede editar y adjuntar los archivos. Puede obtener más ayuda sobre adjuntar documentos a una factura en el Manual del módulo web

  • ¿Puedo indicar en una factura electrónica los albaranes o pedidos con los que está relacionada?

Sí, el formato facturae permite indicar el número de pedido y/o albarán asociado a cada línea de factura. En "Detalle de factura" abajo a la derecha hay un bloque de "Documentos asociados". Pulsando sobre "Nuevo elemento" pueden indicarse números de albarán y/o pedidos asociados a la línea de la factura.

  • ¿Qué tengo que poner en "Forma de pago" de la factura"

Actualmente no es necesario rellenar el campo "Forma de pago" de la factura cuando está dirigida a Organismos con ficha de terceros (Gobierno de La Rioja, ADER, SERIS, IER), puesto que la tramitación del pago se realiza según los datos bancarios indicados en la ficha de terceros del organismo correspondiente.

  • Puse una descripción en el campo "Concepto" de la factura antigua y ahora me aparece al duplicarla

El campo "Concepto" permitía poner una descripción de la factura en general, a nivel de cabecera, pero desgraciadamente el formato facturae no admite descripciones a nivel de cabecera sino en las líneas de facturas. Para evitar confusiones ese campo ha sido ocultado del formulario de alta de la factura. Sin embargo, si se duplica una factura antigua puede aparecer (ya que la opción duplicar copia toda la información anterior). En ese caso, para evitar que siga apareciendo es necesario hacer una factura nueva. Las siguientes facturas duplicadas ya no lo incluirán. Recordar que ese campo sólo podía verlo el emisor. Como alternativa puede usarse el campo "Observaciones" que puede rellenarse en cada línea de la factura.

  • ¿Qué significa el campo "Código vendedor" que aparece en el Detalle de la factura?

Si el emisor de la factura mantiene un catálogo de productos con su propia codificación puede indicar su código de artículo en la línea de factura. Si no es el caso, puede incluir cualquier valor (por ej. un 1).

  • Me han rechazado una factura pero no he recibido ningún mensaje de aviso

Desde la opción "Gestión de configuración-Empresa-Avisos" pueden definirse los avisos a una o más direcciones de correo para diferentes tipos de eventos (factura leída, aceptada, rechazada, etc.). En el manual contenido en esta misma sección de ayuda puede consultarse más información sobre esta funcionalidad.

  • Al acceder al servicio sólo me aparece la opción "Gestión de configuración" y por tanto no puedo emitir/recibir facturas

Este problema es debido a que el usuario no está autorizado a la opción de gestión de facturas. Para autorizar un usuario hay que ir a "Gestión de configuración- Empresa-Usuarios", editar el usuario y marcar la casilla "Gestión de facturas". Puede consultar el apartado "Alta de usuarios" en el Manual para obtener más información.

  • Quiero realizar la conexión automática con la plataforma y el programa de conexión me pide unas claves ¿cómo tengo que pedir al Gobierno de la Rioja dichas claves?

El Gobierno de La Rioja no puede obtener claves para acceder a facturas de CIFs diferentes a los de organismos públicos, de la misma forma que una empresa adscrita en el servicio no puede obtener las claves de otra para el acceso automático.

Cada empresa puede obtener sus claves accediendo al Servicio a través del portal web en "Gestión de configuración"- Credenciales- Acceso vía ERP.

  • Tengo un programa de facturación que permite exportar una factura en diversos formatos ¿en qué formato puedo exportarla para importarla a través de la plataforma?

El servicio de facturación electrónica del Gobierno de la Rioja únicamente soporta el formato facturae, que es el formato oficial en España, en sus versiones 3.2 y 3.2.1. No se admiten otros formatos como PDF, Edifact, etc.

La información sobre la estructura y significado de los campos del formato facturae puede encontrarse en la web oficial http://www.facturae.esEste enlace se abrirá en una ventana nueva

  • He enviado una primera factura electrónica y me dice la unidad receptora que no ha llegado

La causa más frecuente es haber puesto el CIF del organismo receptor incorrectamente. Por ejemplo, el CIF del Gobierno de La Rioja es S2633001I (observar que la última letra es una i mayúscula, que a veces se confunde con una ele minúscula). El CIF debe introducirse sin espacios ni ningún signo de separación y con las letras en mayúsculas. Por ejemplo S2633001I es un CIF correcto mientras que S-2633001-I es un CIF incorrecto. En este enlace puede comprobar los CIFs de los organismos receptores de facturas electrónicas

Otra causa frecuente es que no haya indicado el código de facturación de la unidad administrativa destino (campo "Código de facturación electrónica" en el acceso web) o que haya indicado una tripleta de códigos DIR3 incorrecta en el caso de que esté enviando la factura a través de FACe.

Si lo anterior es correcto, compruebe que efectivamente ha emitido la factura. Es posible que esté aún en la fase de "Borrador". En ese caso, seleccione la factura y pulse sobre el botón "Emitir".

  • ¿Existe la posibilidad del envío automático de facturas desde mi programa de facturación?

Si su programa de facturación se encuentra en la lista de ERP integrados puede contactar con el proveedor del ERP para solicitarle información sobre cómo habilitar la conexión automática.

Si su programa no está en dicha lista pero genera el formato facturae con la posibilidad de volcar los ficheros en un determinado directorio, puede utilizar una aplicación de conexión genérica denominada "Conector Eurobits" que le permitirá el envío automático.

Puede encontrar la lista de ERPs integrados y el manual y descarga del conector Eurobits aquí.

    • ¿Dónde tengo que poner el código de departamento receptor?

Si se da de alta la factura desde el acceso web al servicio, el código se introduce en el campo "Código de facturación electrónica" dentro del apartado "Datos del cliente".

Si la factura se genera desde un programa de facturación (ERP), el campo deberá ser mapeado a la sección correspondiente dentro del formato facturae dentro del apartado "<BuyerParty>". Por ejemplo, para el código de Departamento receptor 1602 tendría una codificación tal como la siguiente:

<AdministrativeCentres>

<AdministrativeCentre>

<CentreCode>1602</CentreCode>

<RoleTypeCode>05</RoleTypeCode>

<AddressInSpain>

<Address>Piqueras</Address>

<PostCode>26003</PostCode>

<Town>Logroño</Town>

<Province>La Rioja</Province>

<CountryCode>ESP</CountryCode>

</AddressInSpain>

<ContactDetails>

<Telephone>941291100</Telephone>

<TeleFax/>

<ElectronicMail>prueba@larioja.org</ElectronicMail>

<ContactPersons>Juan Español</ContactPersons>

<AdditionalContactDetails>Dirección General de Tecnologías de la Información y la Comunicación </AdditionalContactDetails>

</ContactDetails>

</AdministrativeCentre>

</AdministrativeCentres>

IMPORTANTE: tenga en cuenta que antes de la puesta en marcha de la plataforma estatal FACe el código de facturación electrónica se correspondía con el <RoleTypeCode> igual a 02 mientras que ahora se corresponde con el valor 05. Esto es debido a que los valores de <RoleTypeCode> = 01,02,03 y 04 están reservados a las unidades administrativas codificadas en el directorio estatal de unidades conocido como DIR3.

  • Necesito indicar datos de Factoring ¿dónde puedo hacerlo?

Puede indicar los datos de factoring en el campo Observaciones de cualquier línea de factura.

  • Al importar una factura aparece el error "el email del pagador(cliente) no está"

Esto significa que el campo <ElectronicMail> del bloque <BuyerParty> no está completado con el correo electrónico del receptor de la factura. En la plataforma de facturación electrónica el campo correo electrónico del cliente es requerido porque de ese modo en caso de que el CIF sea incorrecto se envía un mensaje al cliente avisándole en cualquier caso de la recepción de una factura (incorrecta) y pueda avisar al proveedor de ese problema.

  • ¿Dónde puedo encontrar los códigos de facturación cualquier unidad administrativa, incluyendo hospitales, centros de salud, IER, ADER, etc.?

Desde este enlace puede consultar los CIF de las unidades administrativas destino de las facturas.

Actualmente los códigos de facturación electrónica de cada entidad pueden consultarse en el apartado "Direcciones útiles" . Tenga en cuenta que sólo aquellas unidades administrativas que sean receptoras de facturas mostrarán el código de facturación electrónica.

IMPORTANTE: para aquellas entidades donde existen muchas unidades administrativas destino de las facturas es recomendable, con el fin de evitar confusiones, consultar con la unidad que ha realizado el pedido asociado a la factura para que indique el código correcto.


  • Al intentar entrar en la opción "Acceso a facturación electrónica" con mi certificado digital aparece el mensaje "No se pudo realizar el login, Usuario no ha sido creado en Eurobits.", ¿a qué es debido?

Este mensaje aparece cuando el usuario cuyo DNI aparece en el certificado con el que se está intentando acceder no está registrado en el servicio. Para registrar al representante de una empresa debe acceder a la opción "Realizar el registro" en http://www.larioja.org/facturaelectronica.

Si la empresa ya está registrada con algún representante y éste desea autorizar a algún usuario puede hacerlo desde la opción "Gestión de configuración-Empresa-Usuarios".

  • ¿Puedo realizar facturas de abono?

Conforme al Real Decreto 1619/2012,de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación Este enlace se abrirá en una ventana nueva solo es posible realizar facturas con importe negativo si éstas son facturas rectificativas. Para el caso indicado en el artículo 15 de dicho Real Decreto ( "modificación de la base imponible sea consecuencia de la devolución de mercancías o de envases y embalajes que se realicen con ocasión de un posterior suministro" ) se podrán incluir líneas adicionales a una factura posterior no rectificativa siempre que el resultado final de la factura sea positivo.

Debe tenerse en cuenta que el sistema contable de algunas entidades no permite la entrada de facturas negativas. Contacte previamente con la unidad destinataria de la factura para asegurarse de que admite facturas con importe negativo. En http://www.larioja.org/direcciones-utiles/es?locale=es_ES encontrará la información de contacto de cualquier unidad administrativa.