• No sé cómo dar de alta una factura ¿dónde puedo encontrar ayuda?

Puede ver el videotutorial de esta misma sección y consultar el manual del módulo web.

  • ¿Pueden adjuntarse documentos a una factura?

La plataforma permite adjuntar documentos a una factura antes y después de emitirse. Sin embargo, sólo deberá hacerlo seleccionar la factura un pulsar sobre "Emitir" (es decir, cuando la factura se encuentra en Gestión de facturas-Entrada) para garantizar que esos adjuntos llegan al ser importada por el organismo receptor. Para hacerlo, la opción de "adjuntar archivo" aparece una vez se ha dado de alta la factura, por tanto una vez dada de alta (en Gestión de facturas-entrada) se puede editar y adjuntar los archivos. Puede obtener más ayuda sobre adjuntar documentos a una factura en el Manual del módulo web

  • ¿Puedo indicar en una factura electrónica los albaranes o pedidos con los que está relacionada?

Sí, el formato facturae permite indicar el número de pedido y/o albarán asociado a cada línea de factura. En "Detalle de factura" abajo a la derecha hay un bloque de "Documentos asociados". Pulsando sobre "Nuevo elemento" pueden indicarse números de albarán y/o pedidos asociados a la línea de la factura.

  • ¿Qué tengo que poner en "Forma de pago" de la factura"

Actualmente no es necesario rellenar el campo "Forma de pago" de la factura puesto que la tramitación del pago se realiza según los datos bancarios indicados en la ficha de terceros del organismo correspondiente.

  • He puesto una descripción en el campo "Concepto" de la factura pero me indican que esa información no ha sido recibida por el tramitador de la factura

El campo "Concepto" permite poner una descripción de la factura en general, a nivel de cabecera, pero desgraciadamente el formato facturae no admite descripciones a nivel de cabecera sino en las líneas de facturas. Por tanto esa información sólo puede verla el emisor. Como alternativa puede usarse el campo "Observaciones" que puede rellenarse en cada línea de la factura.

  • ¿Qué significa el campo "Código vendedor" que aparece en el Detalle de la factura?

Si el emisor de la factura mantiene un catálogo de productos con su propia codificación puede indicar su código de artículo en la línea de factura. Si no es el caso, puede incluir cualquier valor (por ej. un 1).

  • Me han rechazado una factura pero no he recibido ningún mensaje de aviso

Desde la opción "Gestión de configuración-Empresa-Notificaciones" pueden definirse los avisos a una o más direcciones de correo para diferentes tipos de eventos (factura leída, aceptada, rechazada, etc.). En el manual contenido en esta misma sección de ayuda puede consultarse más información sobre esta funcionalidad.

  • Al acceder al servicio sólo me aparece la opción "Gestión de configuración" y por tanto no puedo emitir/recibir facturas

Este problema es debido a que el usuario no está autorizado a la opción de gestión de facturas. Para autorizar un usuario hay que ir a "Gestión de configuración- Empresa-Usuarios", editar el usuario y marcar la casilla "Gestión de facturas". Puede consultar el apartado "Alta de usuarios" en el Manual para obtener más información.

  • Quiero realizar la conexión automática con la plataforma y el programa de conexión me pide unas claves ¿cómo tengo que pedir al Gobierno de la Rioja dichas claves?

El Gobierno de La Rioja no puede obtener claves para acceder a facturas de CIFs diferentes a los de organismos públicos, de la misma forma que una empresa adscrita en el servicio no puede obtener las claves de otra para el acceso automático.

Cada empresa puede obtener sus claves accediendo al Servicio a través del portal web en "Gestión de configuración"- Credenciales- Acceso vía ERP.

  • Tengo un programa de facturación que permite exportar una factura en diversos formatos ¿en qué formato puedo exportarla para importarla a través de la plataforma?

El servicio de facturación electrónica del Gobierno de la Rioja únicamente soporta el formato facturae, que es el formato oficial en España, a partir de la versión 3.1 y siguientes. No se admiten otros formatos como PDF, Edifact, etc.

La información sobre la estructura y significado de los campos del formato facturae puede encontrarse en la web oficial http://www.facturae.esEste enlace se abrirá en una ventana nueva

  • ¿Qué tengo que hacer si detecto un error en una factura que ya ha sido emitida? ¿puedo modificarla para corregir el error?

Las facturas electrónicas no pueden ser modificadas una vez que han sido emitidas, pero sí cuando están en "Borrador" (Opción "Gestión de facturas-Entrada de facturas"). Esto es debido a que son firmadas electrónicamente y cualquier cambio posterior sería detectado como una manipulación de un documento firmado. En su lugar si el emisor detecta un error en una factura que ya ha sido emitida y enviada, lo primero que tiene que hacer es consultar con el receptor el estado de la factura (podría ya estar ordenándose el pago) con el fin de que la rechace. Una vez que ha sido rechazada, vaya a consultar la factura pulsando sobre la lupa en "Gestión de facturas-Gestión de facturas firmadas-Facturas a cobrar" y pulse sobre el botón "Rectificar" que aparece al final de la página. Le aparecerá la factura en modo edición para que pueda ser emitida una factura nueva partiendo de los datos de la rectificada. Puede poner el número de factura que desee. Una vez introducida la factura rectificativa, ésta se emite de la forma normal e internamente lleva un dato que indica a qué factura rectifica. Las facturas rectificativas emitidas hacia la plataforma de facturación-e del Gobierno de La Rioja son del tipo "Completas", es decir, sustituyen completamente a las facturas rectificadas. Si necesitase realizar una modificación parcial (sin rechazar la factura original), puede hacer una factura con líneas de abono (introduciendo un número negativo en el "número de unidades" de la línea de la factura).

  • Quiero subir las facturas desde mi programa de facturación a través de la opción de "Importar facturas" del módulo web ¿en qué formato puedo subirlas?

El formato oficial para factura electrónica aprobado por la normativa a nivel estatal es el "facturae". El servicio de facturación electrónica del Gobierno de la Rioja admite únicamente ese formato en su versión 3.1 o superior. Puede encontrarse la información oficial sobre dicho formato en el portal http://www.facturae.esEste enlace se abrirá en una ventana nueva

  • He enviado una primera factura electrónica y me dice la unidad receptora que no ha llegado

La causa más frecuente es haber puesto el CIF del organismo receptor incorrectamente. Por ejemplo, el CIF del Gobierno de La Rioja es S2633001I (observar que la última letra es una i mayúscula, que a veces se confunde con una ele minúscula). El CIF debe introducirse sin espacios ni ningún signo de separación y con las letras en mayúsculas. Por ejemplo S2633001I es un CIF correcto mientras que S-2633001-I es un CIF incorrecto. En este enlace puede comprobar los CIFs de los organismos receptores de facturas electrónicas

Otra causa frecuente es que no haya indicado el código de facturación de la unidad administrativa destino (campo "Código de delegación" en el acceso web). En ese caso podrá comprobar que la factura ha sido rechazada.

Si lo anterior es correcto, compruebe que efectivamente ha emitido la factura. Es posible que esté aún en la fase de "Borrador". En ese caso, seleccione la factura y pulse sobre el botón "Emitir".

  • ¿Existe la posibilidad del envío automático de facturas desde mi programa de facturación?

Si su programa de facturación se encuentra en la lista de ERP integrados puede contactar con el proveedor del ERP para solicitarle información sobre cómo habilitar la conexión automática.

Si su programa no está en dicha lista pero genera el formato facturae con la posibilidad de volcar los ficheros en un determinado directorio, puede utilizar una aplicación de conexión genérica denominada "Conector Eurobits" que le permitirá el envío automático.

Puede encontrar la lista de ERPs integrados y el manual y descarga del conector Eurobits aquí.

  • ¿Dónde tengo que poner el código de departamento receptor?

  • Si se da de alta la factura desde el acceso web al servicio, el código se introduce en el campo "Código delegación" dentro del apartado "Datos del cliente".

    Si la factura se genera desde un programa de facturación (ERP), el campo deberá ser mapeado a la sección correspondiente dentro del formato facturae dentro del apartado "<BuyerParty>". Por ejemplo, para el código de Departamento receptor 1602 tendría una codificación tal como la siguiente:

    <AdministrativeCentres>

    <AdministrativeCentre>

    <CentreCode>1602</CentreCode>

    <RoleTypeCode>02</RoleTypeCode>

    <AddressInSpain>

    <Address>Piqueras</Address>

    <PostCode>26003</PostCode>

    <Town>Logroño</Town>

    <Province>La Rioja</Province>

    <CountryCode>ESP</CountryCode>

    </AddressInSpain>

    <ContactDetails>

    <Telephone>941291100</Telephone>

    <TeleFax/>

    <ElectronicMail>prueba@larioja.org</ElectronicMail>

    <ContactPersons>Juan Español</ContactPersons>

    <AdditionalContactDetails>Dirección General de Tecnologías de la Información y la Comunicación </AdditionalContactDetails>

    </ContactDetails>

    </AdministrativeCentre>

    </AdministrativeCentres>

  • Al importar una factura aparece el error "el email del pagador(cliente) no está"

Esto significa que el campo <ElectronicMail> del bloque <BuyerParty> no está completado con el correo electrónico del receptor de la factura. En la plataforma de facturación electrónica el campo correo electrónico del cliente es requerido porque de ese modo en caso de que el CIF sea incorrecto se envía un mensaje al cliente avisándole en cualquier caso de la recepción de una factura (incorrecta) y pueda avisar al proveedor de ese problema.

  • ¿Dónde puedo encontrar los códigos de facturación cualquier unidad administrativa, incluyendo hospitales, centros de salud, IER, ADER, etc.?

Desde este enlace puede consultar los códigos de las unidades administrativas destino de las facturas.

Como puede observarse, para algunas entidades, como por ejempo los centros de ámbito sanitario correspondientes al CIF del Servicio Riojano de Salud Q2669003B, sólo se necesita indicar un código receptor y es el 795.

IMPORTANTE: para aquellas entidades donde existen muchas unidades administrativas destino de las facturas es recomendable, con el fin de evitar confusiones, consultar con la unidad que ha realizado el pedido asociado a la factura para que indique el código correcto.