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Recomendaciones y buenas prácticas para generar los archivos destinados a contener la documentación de los sobres para licitación electrónica

Introducción

Para licitar a los expedientes de contratación de la Comunidad Autónoma de La Rioja se ha implementado un sistema que permite subir la documentación en un archivo por cada uno de los sobres que se precisan en el expediente correspondiente.

Debido a restricciones técnicas, el sistema limita el tamaño de cada sobre.

Para la documentación que requiera solo texto o un número moderado de imágenes el tamaño habilitado es más que suficiente, sin embargo, si no se siguen ciertas prácticas para construir los documentos, el tamaño de la documentación se puede disparar y superar el límite permitido. Es por eso que es necesario seguir ciertos consejos para hacer los archivos más pequeños.

La limitación del tamaño de los sobres estará indicada en los pliegos del expediente de contratación.

Es muy importante tener en cuenta que las recomendaciones de este documento son de carácter general y que, en caso de que éstas se contradigan o se vean restringidas por las indicadas en los Pliego de Cláusulas del expediente correspondiente, serán estas últimas las que prevalezcan.

También hay que tener en cuenta que estas recomendaciones no son en ningún caso obligatorias. Lo único que se debe cumplir obligatoriamente es lo especificado en los pliegos de cláusulas.

Construcción de los sobres de licitación

Dependiendo de las condiciones establecidas en los pliegos del expediente de contratación, la oferta requerirá de sobre A y puede que sobres B y C.

Cada uno de los sobres podrá contener un único archivo, sin embargo, cada sobre requerirá de documentos muy variados que probablemente no tengan nada que ver unos con otros. El objetivo, entonces consiste en empaquetar toda la documentación en un solo fichero.

Empaquetado de la documentación.

Se puede empaquetar toda la documentación en un único archivo de diversas maneras, todas ellas válidas siempre que el resultado sea un fichero en el formato que se indica en los siguientes apartados de este documento y que no se especifique otra cosa en los pliegos de prescripciones técnicas.

Por ejemplo, una manera podría ser utilizar la utilidad PDF 24 para generar, con todos los documentos de cada sobre, un único documento en PDF que contenga toda la documentación de forma secuencial.

Sin embargo, nuestra recomendación es que se empaquete cada uno de los archivos en formato comprimido (7z o zip).

Se pueden seguir as siguientes instrucciones para organizar la documentación.

Haga una carpeta para cada sobre e incluya cada documento en el sobre correspondiente

Posteriormente seleccione los archivos de la carpeta

Ilustración 1

Y pulsando sobre el botón derecho del ratón

Ilustración 2

Dependerá del programa empaquetador que tenga instalado le saldrá una u otra opción.
En el caso de la imagen en la Ilustración 2 aparecen dos opciones porque en el ordenador en que se realiza están instalados los programas winzip y 7-zip. Cualquiera de las dos opciones es válida.

El resultado será que se genera un documento que se llama Sobre A.zip.

Ilustración 3

El nombre del documento es indiferente, con la salvedad hecha a lo indicado en los pliegos de cláusulas, es decir, se podría llamar Sobre1 o Docuemtación 1 o con cualquier nombre que pueda ser significativo para el usuario, lo que importa es que este documento se suba luego al lugar que corresponda con el Sobre A en la licitación del expediente correspondiente.

Procedientdo del mismo modo con los sobres B y si fuera necesario con el sobre C obtendríamos los demás sobres.

Tipos de archivos que se pueden incluir en la documentación.

Los tipos de archivos que se pueden incluir en la domentación, siempre y cuando no se especifique de otro modo en al pliego de cláusulas administrativas del expediente correspondiente, serán: pdf, xls, doc, tiff, jpg, rtf, zip o 7zip.

En cualquier caso, siempre y cuando no se especifique en los pliegos de cláusulas, se recomientda converitr todos los documentos a formato PDF, siempre que sea posible. Para ello se puede consultar el capítulo siguiente de este documento

Muy a tener en cuenta lo especificado en los pliegos del expediente correspondiente ya que es muy probable que se incluyan plantillas o que se deban enviar archivos en un formato determinado con lo cual, esta recomendación no se debería aplicar.

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Genere los documentos en formato PDF

El formato PDF es un formato ideal para generar documentos ya que evitan la posibilidad de ser modificados de manera sencilla y, en caso de ser documentos firmados, los visores más comunes de archivos PDF (Acrobat Reader, por ejemplo) permite mostrar la firma del documento de manera inmediata.

Además, el formato PDF reduce considerablemente el tamaño del fichero. Como se puede ver en la Ilustración 2, los ficheros en formato PDF son considerablemente más pequeños que los ficheros en formato Word.

Ilustración 4

No escanee los documentos que ya tiene en formato digital.

Es la práctica bastante habitual que para convertir los documentos a PDF, se imprima primero en papel para escanearlos posteiormente.

Una solución más práctica y más eficaz consiste en instalarse en el ordenador la utilidad PDF-Creator. Con esta utilidad se añadirá a su ordenador una nueva impresora que se llama PDF-Creator. De esta forma, cuando seleccione la opción de imprimir, un documento Word, por ejemplo, puede seleccionar una impresora que se llame PDF Crator, en vez de la impresora habitual. De este modo, en vez de imprimir el documento en papel se generará directamente un documento en formato PDF.

Ilustración 5

De esta sencilla manera convierte cualquier cualquier archivo a formato PDF.

Convierta los documentos de Office a formato PDF.

Es muy conveniente, por muchos motivos y siempre que el pliego de cláusulas administrativas no diga lo contrario transforma r los documeotos de tipo doc o xls a formato PDF con el fin de reducir su tamaño.
Imprimiendo los documentos como hemos visto en el punto anterior podemos convertir fácilmente los documentos de tipo office a PDF. Para ello deberá tener instalada alguna utilidad como PDF-Creator.

Como podemos ver en la siguiente ilustración y comparándola con la ilustración 3, vemos que al transformar los archivos doc a PDF han reducido su tamaño considerablemente, y en particular el Sobre A.7z que es el que finalmente tendremos que subir a la plataforma de licitación electrónica.

Ilustración 6

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Uso eficiente de imágenes.

Uno de los aspectos que puede disparar el tamaño de los archivos es el uso inadecuado de las imágenes. Es muy importante revisar estos aspectos.

Formato de imágenes.

Aunque ya no es tan habitual encontrar imágenes en mapas de bit (formato bmp) conviene tener en cuanta que los formatos JPG, GIF o TTIF reducen considerablemente el tamaño de los fichero.
Para transformar un archivo bmp a otro de cualquier formato, simplemente edítelo con algún procesador de imágenes (por ejemplo el programa Paint) y usando la opción "Guardar como" elija cualquier otro formato.

Ilustración 7

Como se puede ver en la imagen, el archivo en formato bmp ocupa 10 vezes lo que en otros formatos

Ilustración 8

Escaneo de imágenes.

Cuando necesite escanear una imagen hay que procurar evitar el uso de calidad de escaneo alta. Con una calidad media suele ser suficiente y en muchos casos basta una calidad de escaneo baja.

Redimensionar imágenes.

Muchas veces también es necesario redimensionar las imágenes ya que es frecuente que las imágenes tengan un tamaño mayor del que realmente se puede ver posteriormente.

El siguiente ejemplo muestra dos documentos Word aparentemente iguales

Ilustración 9

Sin embargo podemos ver en la siguente imagen que el documento tulipanes 1 es casi el doble que el tulipanes 2

Ilustración 10

La diferencia es que para en el fichero tulipanes 1 hemos copiado directamente la imagen en el documento wird, sin embargao para tulipanes 2 hemos redimensionado la imagen previamente para reducirla al mismo tamaño.

Una manera sencilla de redimensionar imágenes consiste en editarlas en un procesador de imágenes, por ejemplo en Paint, y cambiarle el tamaño.

Ilustración 11