22 de enero de 2014

Patrimonio Documental

La consejera de Administración Pública y Hacienda, Concepción Arruga, ha asegurado esta mañana que "el Gobierno de La Rioja sigue avanzando en el camino de una administración sin papel tras regular un nuevo sistema de gestión de los documentos que integran el Patrimonio Documental de La Rioja".

Este sistema, según ha indicado, está regulado en el Decreto por el que se establece el procedimiento de valoración para la conservación o eliminación de los documentos que integran el Patrimonio Documental de la CAR, que el Consejo de Gobierno aprobó el pasado viernes, a propuesta de la Consejería de Administración Pública y Hacienda.

Arruga ha explicado que la Administración Pública genera una importante cantidad de documentos y con este Decreto, que aparece publicado hoy en el BOR, "se regula el procedimiento para valorar los documentos que deben conservarse o eliminarse; garantizar la conservación de los documentos para que puedan servir como fuente de información para la gestión administrativa, la investigación… así como favorecer su digitalización con el objetivo de seguir avanzando en la implantación de la Administración electrónica".

Concepción Arruga ha relacionado esta actuación con la Estrategia Digital para una Administración Electrónica 2013-2015 que incluye entre sus objetivos medidas para avanzar en la mejora de la e-Administración y adoptar soluciones digitales para una prestación eficiente de los servicios públicos; así como con un nuevo Decreto que verá la luz próximamente y que regula el documento, expediente y archivo electrónico. "De esta forma, ha subrayado, el Ejecutivo crea el marco jurídico adecuado para consolidar la implantación de una Administración sin papel, más eficiente y eficaz".

En este sentido ha explicado que la evolución hacia la Administración electrónica "no puede llevarse a cabo sin un planteamiento de fondo sobre la gestión de los documentos y expedientes electrónicos que permita superar los tradicionales sistemas basados en el papel". Por ello, el Gobierno de La Rioja está diseñando una serie de medidas organizativas y técnicas que aseguren la autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y conservación de los documentos así como la formación del expediente y archivo electrónicos.

Contenido del Decreto

En concreto el nuevo Decreto regula el procedimiento para valorar el patrimonio documental de la CAR y determinar si deben conservarse o eliminarse teniendo en cuenta tanto los valores primarios (su valor patrimonial, fiscal, jurídico…) como los secundarios (históricos, culturales…).

En este sentido, la consejera de Administración Pública y Hacienda ha afirmado que el texto busca por un lado reducir los costes de mantenimiento y conservación de los documentos que conforman el Patrimonio documental de la CAR".

Para ello, el decreto recoge el procedimiento de valoración de los documentos que deberán realizar las distintas secretarías generales técnicas de cada consejería u órganos asimilables, según los criterios marcados por el órgano de gestión del Sistema de Archivos de La Rioja. Este órgano será el encargado, una vez que haya terminado el documento de identificación valoración documental, de elaborar un proyecto de calendario de conservación documental y acceso; donde se concretan todas las series documentales, los periodos de permanencia en las sedes de las consejerías, el momento en que deben ser transferidos al Archivo General, el plazo de conservación en éste y las condiciones de acceso y consulta al mismo.

Por otro lado, el Decreto regula la previsión de la destrucción de documentos siempre y cuando exista copia auténtica en soporte electrónico. En este caso, Concepción Arruga ha explicado que se trata de transformación el papel a copia electrónica que tiene la misma validez jurídica; y que este proceso se llevará sólo en aquellos documentos que deban conservarse para evitar costes innecesarios".

Con este Decreto se da cumplimiento a lo establecido en la Ley 4/1994 de Archivos y Patrimonio Documental en La Rioja, así como a la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.